Durante esta etapa do Processo de Procurement, a unidade de negócio do Grupo Galp procede à especificação da necessidade de compra, tendo em conta o produto / serviço a adquirir e identifica os riscos associados à mesma.

A participação dos proponentes durante o processo de consulta ao mercado e negociação são consideradas pelos Procurement Specialists do Grupo Galp. As respostas dadas pelas empresas convidadas aquando do momento de convite, o cumprimento dos prazos definidos pela Equipa de Procurement, a qualidade da documentação apresentada, entre outras.

Durante esta etapa é efetuada uma avaliação de risco do fornecedor, são analisadas as propostas técnicas e comerciais, e consequentemente negociadas.

É comunicada a adjudicação ao fornecedor e é celebrado o contrato de acordo com as especificações definidas e o resultado obtido durante a fase de consulta ao mercado e a Negociação.

Durante a realização do fornecimento, é essencial que todos os requisitos, objetivos e especificações acordados com o Grupo Galp sejam respeitados pelo fornecedor, seguindo os prazos de execução delineados. O não cumprimento das cláusulas pode despoletar uma reclamação por parte do Grupo Galp junto do fornecedor.

A comunicação de reclamações resulta na solicitação por parte do Grupo Galp de um Plano de Ações Corretivas (PAC) tendo em vista a correção das anomalias detetadas. As ações previstas no PAC e a forma como estas são implementadas são igualmente documentadas e avaliadas pelo Gestor do Contrato.

As empresas que desejem trabalhar com o Grupo Galp devem efetuar o registo, preencher o questionário de inscrição e os formulários subsequentes, que serão posteriormente analisados.

O processo de Pré-qualificação para a consulta é um processo contínuo, tomando por base riscos específicos associados aos Processos de Procurement. Desta forma, a uma empresa que pretenda fornecer o Grupo Galp, pode a qualquer momento ser solicitada informação adicional com o intuito de se pré-qualificar para a consulta em curso.

As avaliações são adaptadas tendo em conta os riscos específicos associados ao Processo de Procurement, de modo a que estes sejam mitigados. Caso exista necessidade poderá ser pedido o preenchimento de questionários de informação complementar pela plataforma Procurement Catalyst da Bureau Van Djik ou pela One Trust.

É da responsabilidade do fornecedor manter as suas informações atualizadas na plataforma Supply4Galp, devendo substituir documentos sempre que a validade destes expire ou quando se verifiquem alterações que possam alterar a sua classificação. Salienta-se a importância desta atividade pois dela pode depender a elegibilidade da entidade para integrar futuros processos de consulta.

É realizada uma análise de risco ao Processo de Procurement, e definido de acordo com as normas do Grupo Galp os respetivos riscos associados ao Processo de Procurement.

A realização da avaliação de performance dos fornecedores permite identificar e otimizar as atividades e processos numa perspetiva de criação de valor, eficácia e eficiência.

A avaliação de desempenho no fornecimento de bens e/ou serviços utiliza os seguintes macro critérios:

• Fornecimento de Bens: Prazo de Entrega, Conformidade com a Especificação e Cumprimento das Condições de Entrega;
• Fornecimento de Serviços: Qualidade/Conformidade, Prazo de Execução e Saúde/Segurança/Ambiente, quando aplicável.

É preocupação do Grupo Galp promover a melhoria contínua e a sustentabilidade dos seus fornecedores no sentido de se enquadrarem e respeitarem as exigências definidas por esta.

Para o efeito são realizadas auditorias aos seus fornecedores ou potenciais fornecedores pelo Grupo Galp ou Prestadores de Serviços Externos, segundo requisitos previamente definidos e aprovados superiormente, tendo ainda em consideração a legislação aplicável no país onde é efetuada a auditoria. As auditorias podem ser solicitadas aos fornecedores em qualquer atividade do processo de qualificação.

As auditorias poderão abranger as vertentes: Qualidade (Q), Ambiente (A), Saúde e Segurança (SS), Responsabilidade Social (RS), Contrato (SLA) e Contrato (SSA).

Após realização da auditoria, é enviado o respetivo relatório ao fornecedor auditado, onde são indicadas as principais conclusões e constatações decorrentes da auditoria efetuada à empresa. Caso se aplique, é solicitado ao fornecedor um Plano de Ações Corretivas (PAC) ou um Plano de Ações de Melhoria (PAM), consoante a gravidade das constatações recolhidas, para que este possa corrigir os pontos identificados e melhorar assim o seu desempenho no futuro.