Durante esta etapa del Proceso de Procurement, la unidad de negocio del Grupo Galp especifica la necesidad de compra, teniendo en cuenta el producto / servicio a adquirir e identificando los riesgos asociados al mismo.

La participación de los proponentes durante el proceso de consulta y negociación del mercado es considerada por los especialistas en Procurement del Grupo Galp. Las respuestas dadas por las empresas invitadas en el momento de la invitación, el cumplimiento de los plazos definidos por el Equipo de Procurement, la calidad de la documentación presentada, entre otros.

Durante esta etapa, se realiza una evaluación de riesgos del proveedor, son analizadas las propuestas técnicas y comerciales y, en consecuencia, negociadas.

La adjudicación es comunicada al proveedor y el contrato se celebra de acuerdo con las especificaciones definidas y el resultado obtenido durante la fase de consulta al mercado y negociación.

A la hora de suministrar, es fundamental que todos los requisitos, objetivos y especificaciones acordados con el Grupo Galp sean respetados por el proveedor, siguiendo los plazos de ejecución señalados. El incumplimiento de las cláusulas puede dar lugar a una reclamación del Grupo Galp ante el proveedor.

La comunicación de quejas da lugar a la solicitud por parte del Grupo Galp de un Plan de Acciones Correctivas (PAC) con el fin de corregir las anomalías detectadas. Las acciones previstas en el PAC y la forma en que se implementan también son documentadas y evaluadas por el Gestor del Contrato.

Las empresas que deseen trabajar con el Grupo Galp deberán registrarse, cumplimentar el cuestionario de registro y formularios posteriores, que se analizarán posteriormente.

El proceso de Precalificación para la consulta es un proceso continuo, basado en riesgos específicos asociados con los Procesos de Procurement. De esta forma, a una empresa que desee suministrar al Grupo Galp se le podrá solicitar, en cualquier momento, información adicional para precalificarse para la consulta actual.

Las evaluaciones se adaptan teniendo en cuenta los riesgos específicos asociados al Proceso de Procurement, para que estos se mitiguen. Si es necesario, se pueden solicitar cuestionarios complementarios a través de la plataforma Procurement Catalyst de la Bureau Van Djik o One Trust.

Es responsabilidad del proveedor mantener actualizada su información en la plataforma Supply4Galp, debiendo reponer los documentos siempre que expire su vigencia o cuando haya cambios que puedan afectar a su clasificación. Se destaca la importancia de esta actividad, ya que de ella puede depender la elegibilidad de la entidad para integrar futuros procesos de consulta.

Se realiza un análisis de riesgos del Proceso de Procurement y se definen los respectivos riesgos asociados al Proceso de Procurement de acuerdo con las reglas del Grupo Galp.

La evaluación del desempeño de proveedores permite la identificación y optimización de actividades y procesos en una perspectiva de creación de valor, efectividad y eficiencia.

La evaluación del desempeño en el suministro de bienes y/o servicios utiliza los siguientes macrocriterios:

• Suministro de Bienes: Plazo de Entrega, Cumplimiento de Especificaciones y Cumplimiento de Condiciones de Entrega;
• Prestación de servicios: Calidad/Cumplimiento, Tiempo de Ejecución y Salud/Seguridad/Medio Ambiente, cuando corresponda

Es preocupación del Grupo Galp promover la mejora continua y la sostenibilidad de sus proveedores con el fin de ajustarse y respetar los requisitos definidos por él.

Para ello, se realizan auditorías a sus proveedores o potenciales proveedores por parte del Grupo Galp o Prestadores de Servicios Externos, de acuerdo con requisitos previamente definidos y aprobados superiormente, teniendo en cuenta la legislación aplicable en el país donde se realiza la auditoría. Se pueden solicitar auditorías a los proveedores en cualquier actividad del proceso de calificación.

Las auditorías pueden cubrir las siguientes áreas: Calidad (C), Medio Ambiente (MA), Salud y Seguridad (SS), Responsabilidad Social (RS), Contrato (SLA) y Contrato (SSA).

Una vez realizada la auditoría, se envía el informe respectivo al proveedor auditado, en el que se indican las principales conclusiones y hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la empresa. En su caso, se solicita al proveedor un Plan de Acción Correctiva (PAC) o un Plan de Acción de Mejora (PAM), en función de la gravedad de los hallazgos recogidos, para que pueda corregir los puntos identificados y así mejorar su desempeño en el futuro.